Digitale Belegverwaltung

Originär digitale auswertbare Belege, also die, die Sie nur noch elektronisch erhalten, stellen für viele Steuerpflichtige ein erhebliches Problem dar. Solche Belege müssen digital geordnet aufbewahrt werden. Sie müssen aber auch auswertbar im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden können. Durch die Selbstbindung und die gesetzliche Vorschrift hat die Finanzverwaltung so gut wie keinen Ermessensspielraum bei Verletzungen der Vorschrift.

Umfangreiche Document-Management-Systeme (DMS) überfordern viele Unternehmen, oft organisatorisch, zeitlich oder auch finanziell.

RediPro hat ein Verfahren entwickelt, mit dem Sie ohne Implementierungsaufwand in wenigen Minuten sofort Ihre originär digitalen Belege GDPdU-gerecht ablegen können und mit der Buchung verbinden. Diese Verbindung ist wichtig, wenn Sie für eine Betriebsprüfung diese Belege der Betriebsprüfung auswertbar zur Verfügung stellen wollen. Wenn Sie ein anderes Buchführungssystem als RediPro einsetzen, können wir helfen.

Videos

Wir haben für Sie Videoclips zusammengestellt, damit Sie sich bequem und anschaulich über die Funktionalität informieren können.

Es entsteht sofort Nutzen

  • Belege werden sofort gefunden, weil sie mit der Buchung verknüpft sind.
  • Es ist keine Indexierung oder Verschlagwortung erforderlich, da der Beleg syntaktisch mit der Buchung verbunden ist.
  • Es ist kein aufwendiges DMS/ECM erforderlich
  • Die (spätere) Integration eines DMS/ECM ist leicht möglich.

Weniger ist mehr

Durch die Reduzierung auf die Anforderungen der Finanzbuchhaltung und der rechtlichen Anforderungen für buchungsfähige Belege, ist das Verfahren ohne nennenswerten Implementierungsaufwand einsetzbar und stiftet sofort erheblichen Nutzen.

Einfache Handhabung

Sie schieben einfach einen Beleg, eine ganze E-Mail oder nur den Anhang in einen Belegordner der RediPro Datenbank. Das ist besonders für Unternehmen interessant, die Außenstellen (Filialen, Außendienstmitarbeiter o.ä.) haben. Weltweit kann jeder seine Belege in die dafür vorgesehenen Ordner schieben und die Buchhaltung weiß sofort Bescheid. Ob die Belege mit einem Scanner gescannt wurden oder mit dem Smartphone gesendet, spielt keine Rolle. Sehen Sie hierzu ein kurzes Video (ca. 60 Sekunden)

Digitale Belegverwaltung

Sicherheit

RediPro erzeugt für den Beleg einen Prüfwert und speichert ihn mit. Dadurch kann bewiesen werden, dass der gespeicherte Beleg dem Originalbeleg entspricht. RediPro unterbindet auch die versehentliche Doppelablage von identischen Belegen.

Paginiernummer-Kontierung, Belegfunktion

In vielen Einrichtungen muss eine fortlaufende Paginiernummer auf dem Beleg angebracht werden und die Kontierung notiert werden. Diese Anforderung (dem Beleg eine Paginiernummer und die Kontierung unveränderbar hinzuzufügen), durch die die Belegfunktion gemäß den gesetzlichen Vorschriften erfüllt werden soll, wird von RediPro durch die syntaktische Verbindung von gebuchtem Geschäftsvorfall und digitalem Beleg automatisch erfüllt. Weder ist künftig noch ein Paginierstempel erforderlich, noch ist es erforderlich, die Kontierung auf dem Beleg zu notieren. Das Konzept der Revisionssicherheit von RediPro rundet das Verfahren endgültig ab.

Zusätzlicher Nutzen durch Buchungsautomatisierung

RediPro kann die Belege dahingehend identifizieren, ob ein Beleg genau oder ähnlich schon einmal gebucht wurde. In einem solchen Fall schlägt RediPro die komplette Buchung mit ggf. neuen Daten (Buchungsdatum, Belegdatum usw.) vor. Sie sparen Zeit oder mögliche Fehleingaben. Die Zeitersparnis für die Belegerfassung kann  über 80% ausmachen. Sehen Sie hierzu das Video.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der digitale oder digitalisierte Beleg sich in der Datenbank von RediPro befindet oder in einem anderen System (DMS/ECM).

Sichten auf Belege - Routineaufgaben delegieren

Die Belege können in drei verschiedenen Sichten dargestellt werden:

  • Alle Belege
  • Nicht gebuchte Belege
  • Belege ohne vollständige Metadaten

Mit RediPro können Sie dadurch leicht, viele Routinearbeiten an Kräfte delegieren, die nicht die Qualifikation des Buchhalters besitzen. So funktioniert das:

Noch nicht vorbearbeitete Belege findet RediPro auf Knopfdruck und präsentiert sie einer Erfassungskraft, die dem/der qualifizierten Buchhalter/in zuarbeitet. Diese Erfassungskraft kann jetzt diese unvollständigen Belegdaten schon sehr zügig vorbearbeiten.

Wird der Beleg jetzt gebucht, stehen die Daten schon in der Erfassungsmaske zur Verfügung. Die schon erfassten Daten sind leicht geprüft und die Arbeit geht schneller von der Hand. Es kommt sogar noch besser: Findet RediPro in einem Belegordner gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfälle aus der Vergangenheit, kann unter Umständen sogar die Kontierung beschleunigt werden.

E-Rechnung, X-Rechnung

Als Rechnungsempfänger ändert sich für Sie auch ab 01.01.2025 grundsätzlich gar nichts, genauso, wie bei einer (üblichen PDF-Rechnung).

Diese elektronische Rechnung wird empfangen, geprüft, abgelegt und gebucht. Der Zusammenhang zwischen dem lesbaren und dem (technischen) XML-Teil der E-Rechnung (eRechnung) sehen Sie im Bild unten.

Präsentieren der E-Rechnung

Die Information, die die eigentliche E-Rechnung (eRechnung) oder X-Rechnung (xRechnung) darstellt, ist in der PDF selbst enthalten und zunächst im PDF-Viewer unsichtbar. Die Information über den Rechnungsinhalt Information im XML-Format von dem Programm, das Rechnungen erstellt, eingebettet.

Eine E-Rechnung im PDF-Format, können Sie genauso visualisieren, wie bisher eine Nicht-E-Rechnung.

Validieren

Ob es sich jedoch um eine ordnungsgemäße E-Rechnung handelt, kann nur durch entsprechende Untersuchung des Belegs erfolgen.

Ob also der visualisierte Inhalt mit dem (möglicherweise) in einer PDF enthaltenen Information im Format XML übereinstimmt oder, ob das den gesetzlichen Anforderungen entspricht (valide ist), ist dadurch nicht gewährleistet – nur wahrscheinlich.

Für die Validierung gibt es verschiedene Anbieter, die derartige Validierer (ggf. kombiniert mit dem Viewer) anbieten (Beispiel: https://ecosio.com/de/peppol-und-xml-dokumente-online-validieren/).

E-Rechnung vs. X-Rechnung

Die Formate sind verschieden. Wenn Sie keine Behörde oder Einrichtung sind, die so "behördennah" ist, dass sie x-Rechnungen buchen muss, brauchen Sie sich darum nicht zu kümmern. Andres ist es dagegen, wenn Sie Rechnungsaussteller sind. Hier kann, zumindest dem Vernehmen nach, die Rechnung in Form der ZUGFeRD E-Rechnung  ebenfalls verwendet werden. Hinweise liefert das Bundesministerium des Innern und für Heimat auf der Webseite FAQ zum Thema XRechnung.

ERechnung - Verarbeitung von ERechnungen

Die ERechnung muss in den B2B-Fällen bei inländischen Unternehmern zwar verpflichtend – abgesehen von den Übergangsregelungen – in einem elektronischen strukturierten Format erstellt, übermittelt und von beiden Vertragspartnern auch elektronisch archiviert werden. Es ist aber derzeit nicht erforderlich, dass die E-Rechnung beim Rechnungsempfänger auch (medienbruchfrei) elektronisch verarbeitet werden muss. Die ERechung muss aber elektronisch verarbeitbar und von der Finanzverwaltung selbst auswertbar sein.

BMF (Bundesministerium für Finanzen)

Das Bundesministerium der Finanzen hat einen Entwurf für ein verbindliches Schreiben über die Pflichten im Zusammenhang mit der eRechnung, der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Dieser Entwurf für ein BMF-Schreiben Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 ist veröffentlicht.

Darin sind auch die Pflichten zur elektronischen Verarbeitung bei Rechnungsempfänger vorgesehen.

Gemäß Kommentar des Haufe Verlages besteht keine Pflicht zur elektronischen Verarbeitung.

Da jedes Unternehmen eine eigene Struktur von Kontenpläne für die Finanzbuchhaltung und, mehr noch, für die Kosten- und Leistungsrechnung, sowie das Berichtswesen, hat, dürfte eine vollautomatische Verarbeitung ohnehin (zumindest für langte Zeit) allgemein obsolet sein.

RediPro hat allerdings Vorsorge dafür getroffen, das eine nahezu 100%ige Verarbeitung ermöglicht werden kann.

Kontierungsdrucker

RediPro© unterstützt Sie auch bei scheinbaren Kleinigkeiten. Mit dem Modul Kontierungsdrucker sparen Sie über 40% Ihrer Arbeitszeit im Vergleich zum manuellen Kontieren der Belege. Erfassen Sie Ihre Buchungsbelege und drucken Sie nach Abschluss jeder Buchung auf Anforderung per Mausklick ein Etikett mit dem bekannten Dymodrucker.

Auf dem selbstklebenden Etikett sind alle GoBS erforderlichen Kontierungsdaten aufgeführt. Das Etikett kleben Sie einfach auf den Beleg – fertig.

Zusätzlich kann ein spezieller Barcode aufgebracht werden. Dieser Barcode stellt ggf. die Verbindung zu einem Archivsystem her. Gescannte und in einem DMS System abgelegte Belege können so automatisch identifiziert werden. Mit der RediPro© Funktion Buchungsetikett drucken können Sie also nicht nur bequem Belege kontieren, sondern sich schon heute auch für das nachträgliche Digitatalisieren optimal vorbereiten.

RediPro© ist für Dymo Drucker bereits vorkonfiguriert und sofort einsetzbar.
Sie können jeden handelsüblichen Dymo-Drucker verwenden und Ihr Etikett bei Bedarf sogar selbst anpassen.

Ausblick

Papiergebundene Belege, ja sogar typische elektronische Belege, werden in einem überschaubaren Zeitraum aus der Welt weitgehend verschwunden sein.

Elektronische Belege enthalten heute schon sehr häufig Metadaten, die von Buchführungssystemen verstanden werden können. Was (noch) fehlt, ist ein einheitlicher Standard oder Verfahren, die verschiedene Interpretationsverfahren Konvertierung machen.

Aber auch diese Form der Kommunikation ist im Grunde schon überholt. Sehr wahrscheinlich wird dies durch die sogenannte Blockchain-Technologie geschehen. Allgemein ist diese Technologie in das Bewusstsein der Bevölkerung durch diese sogenannte Alternativ-"Währung" Bitcoin und ihre Derivate gelangt. Die verlässliche elektronische Verrechnung von Leistungsaustauschen ist aber nur ein Seiteneffekt dieser Technologie. Die tatsächliche Revolution in diesem Bereich wird höchstwahrscheinlich auf dem Gebiet des Vertragswesens erreicht werden. Dazu gehört dann auch der Austausch von Information, die (abstrakt) dem des Beleges entspricht. Salopp gesagt, werden sich in gar nicht allzu ferner Zeit die Maschinen alleine unterhalten. Der Beruf des Buchhalters wird, so wie er heute ist, verschwinden. Der neue Beruf wird der des Informationsarchitekten sein können. An dieses Berufsbild werden dann aber ganz andere Anforderungen hinsichtlich des Abstraktionsvermögens, die Fähigkeiten logisch zu denken oder auch schlicht an Kenntnisse und Fähigkeiten in der Mathematik gestellt sein.

Belegdaten Erkennung (Metadaten)

Das Analysieren und Erkennen von Meta-Daten aus unstrukturierter Information ist eine Aufgabe, die grundsätzlich schwierig zu lösen ist.

Die Vorstellung vieler Anwender geht dahin, etwas auf einen Scanner zu legen und dann geschieht „der Rest“ automatisch – irgendwie.

Es gibt in der Tat Verfahren, die mit aufwendigen Algorithmen und sehr viel Rechenleistung aus unstrukturierter Information strukturierte Information erstellen können. Deshalb sind das meist Remote-Dienste, die auch über die Rechnerleistung verfügen.

Auch dies geschieht heuristisch und ist entsprechend fehleranfällig. Ein anderes Verfahren ist es, Muster zu erstellen, bei denen Schablonen auf vorhandene Belege (zum Beispiel bei einem bestimmten Lieferanten, steht die Rechnungsnummer immer an einer bestimmten Stelle usw.) gelegt werden. Dies setzt aber ein gewisses Training der Software voraus und bedarf auch ständiger Pflege.

Was immer auch gegenwärtig technisch möglich ist, für kleine Volumina bis etwa 500 oder 1.000 Belege im Monat lohnen sich vollautomatisierte Verfahren kaum bis nicht.

Grundsätzlich müssen Metadaten auch immer geprüft werden. Was sich für kleinere und mittlere Unternehmen als zweckmäßig herausgestellt hat, ist eine Arbeitserleichterung durch geeignete Hilfsmittel.

Es gibt sehr preisgünstige (bis zu kostenlos) Möglichkeiten, die Textinformationen in digitalen Belegen zu erkennen und Copy&Paste-fähig aufzubereiten. Das ist bei mindestens einer uns bekannten Lösung nicht einmal für den gesamten Beleg erforderlich, sondern auch für nur einen Teil des Beleges. Nur wenn man vorhaben sollte, die Belege nachträglich komplett zu verschlagworten, könnte es zweckmäßig sein, sie von vornherein auch komplett OCR aufzubereiten. Das ist aber eine originäre Aufgabe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS).

Wenn man berücksichtigt, dass die Alternative zum halbautomatischen Copy&Paste entweder Abschreiben oder ein kostenmäßig und organisatorisch kaum zu bewältigender Aufwand ist, sind diese halbautomatischen Lösungen sicherlich nicht die schlechtesten. Sachlich und rechnerisch geprüft werden muss eine Eingangsrechnung ja ohnehin und ebenso die Kontierung.

Zwei Systeme haben sich in der Praxis bei unseren Anwendern gut bewährt. Deshalb stellen wir Sie Ihnen hier vor:

FreeOCR 5.4.1 (Stand 20.08.2019) - beim Heise Verlag

Eingescannte Dokumente, PDF Dateien und Bilder sind die Quellen für FreeOCR. Die Freeware nutzt Mustererkennung beim Scannen, um den enthaltenen Text zu erkennen und zu digitalisieren, sodass sich dieser mit einem beliebigen Editor weiterverarbeiten lässt. Für das Scannen lassen sich einzelne Passagen ausschnittsweise auswählen und digitalisieren, etwa um unerwünschte Elemente einer Seite zu ignorieren.

FreeOCR arbeitet intern mit der OCR-Engine Tesseract, die Google unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht hat. Tesseract unterstützt eine Vielzahl an Sprachen und Schriftsystemen.

Download (beim Heise Verlag)

PDF-XChange Viewer - (beim Heise Verlag)

Mit der Freeware PDF-XChange Viewer lassen sich PDF-Dokumente öffnen, grundlegend bearbeiten und kommentieren. Damit stellt das Tool eine Alternative zum Adobe Reader dar. Die kostenlose Software bietet unter anderem Optical Character Recognition (OCR), Software-Schnittstellen und Plug-ins für den Browser sowie Windows Explorer.

Hinweis: Der PDF-XChange Viewer wird mittlerweile nicht mehr weiterentwickelt, um Dokumente zu betrachten. Der Nachfolger ist der kostenpflichtige PDF-XChange Editor, der einen PDF-Reader sowie Funktionen zur PDF-Bearbeitung bietet.

Download (beim Heise Verlag)