Digitale Belegverwaltung

Originär digitale auswertbare Belege, also die, die Sie nur noch elektronisch erhalten, stellen für viele Steuerpflichtige ein erhebliches Problem dar. Solche Belege müssen digital geordnet aufbewahrt werden. Sie müssen aber auch auswertbar im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden können. Durch die Selbstbindung und die gesetzliche Vorschrift hat die Finanzverwaltung so gut wie keinen Ermessensspielraum bei Verletzungen der Vorschrift.

Umfangreiche Document-Management-Systeme (DMS) überfordern viele Unternehmen, oft organisatorisch, zeitlich oder auch finanziell.

RediPro hat ein Verfahren entwickelt, mit dem Sie ohne Implementierungsaufwand in wenigen Minuten sofort Ihre originär digitalen Belege GDPdU-gerecht ablegen können und mit der Buchung verbinden. Diese Verbindung ist wichtig, wenn Sie für eine Betriebsprüfung diese Belege der Betriebsprüfung auswertbar zur Verfügung stellen wollen. Wenn Sie ein anderes Buchführungssystem als RediPro einsetzen, können wir helfen.

Videos

Wir haben für Sie Videoclips zusammengestellt, damit Sie sich bequem und anschaulich über die Funktionalität informieren können.

Es entsteht sofort Nutzen

  • Belege werden sofort gefunden, weil sie mit der Buchung verknüpft sind.
  • Es ist keine Indexierung oder Verschlagwortung erforderlich, da der Beleg syntaktisch mit der Buchung verbunden ist.
  • Es ist kein aufwendiges DMS/ECM erforderlich
  • Die (spätere) Integration eines DMS/ECM ist leicht möglich.

Weniger ist mehr

Durch die Reduzierung auf die Anforderungen der Finanzbuchhaltung und der rechtlichen Anforderungen für buchungsfähige Belege, ist das Verfahren ohne nennenswerten Implementierungsaufwand einsetzbar und stiftet sofort erheblichen Nutzen.

Einfache Handhabung

Sie schieben einfach einen Beleg, eine ganze E-Mail oder nur den Anhang in einen Belegordner der RediPro Datenbank. Das ist besonders für Unternehmen interessant, die Außenstellen (Filialen, Außendienstmitarbeiter o.ä.) haben. Weltweit kann jeder seine Belege in die dafür vorgesehenen Ordner schieben und die Buchhaltung weiß sofort Bescheid. Ob die Belege mit einem Scanner gescannt wurden oder mit dem Smartphone gesendet, spielt keine Rolle. Sehen Sie hierzu ein kurzes Video (ca. 60 Sekunden)

Digitale Belegverwaltung

Sicherheit

RediPro erzeugt für den Beleg einen Prüfwert und speichert ihn mit. Dadurch kann bewiesen werden, dass der gespeicherte Beleg dem Originalbeleg entspricht. RediPro unterbindet auch die versehentliche Doppelablage von identischen Belegen.

Paginiernummer-Kontierung, Belegfunktion

In vielen Einrichtungen muss eine fortlaufende Paginiernummer auf dem Beleg angebracht werden und die Kontierung notiert werden. Diese Anforderung (dem Beleg eine Paginiernummer und die Kontierung unveränderbar hinzuzufügen), durch die die Belegfunktion gemäß den gesetzlichen Vorschriften erfüllt werden soll, wird von RediPro durch die syntaktische Verbindung von gebuchtem Geschäftsvorfall und digitalem Beleg automatisch erfüllt. Weder ist künftig noch ein Paginierstempel erforderlich, noch ist es erforderlich, die Kontierung auf dem Beleg zu notieren. Das Konzept der Revisionssicherheit von RediPro rundet das Verfahren endgültig ab.

Zusätzlicher Nutzen durch Buchungsautomatisierung

RediPro kann die Belege dahingehend identifizieren, ob ein Beleg genau oder ähnlich schon einmal gebucht wurde. In einem solchen Fall schlägt RediPro die komplette Buchung mit ggf. neuen Daten (Buchungsdatum, Belegdatum usw.) vor. Sie sparen Zeit oder mögliche Fehleingaben. Die Zeitersparnis für die Belegerfassung kann  über 80% ausmachen. Sehen Sie hierzu das Video.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der digitale oder digitalisierte Beleg sich in der Datenbank von RediPro befindet oder in einem anderen System (DMS/ECM).

Sichten auf Belege - Routineaufgaben delegieren

Die Belege können in drei verschiedenen Sichten dargestellt werden:

  • Alle Belege
  • Nicht gebuchte Belege
  • Belege ohne vollständige Metadaten

Mit RediPro können Sie dadurch leicht, viele Routinearbeiten an Kräfte delegieren, die nicht die Qualifikation des Buchhalters besitzen. So funktioniert das:

Noch nicht vorbearbeitete Belege findet RediPro auf Knopfdruck und präsentiert sie einer Erfassungskraft, die dem/der qualifizierten Buchhalter/in zuarbeitet. Diese Erfassungskraft kann jetzt diese unvollständigen Belegdaten schon sehr zügig vorbearbeiten.

Wird der Beleg jetzt gebucht, stehen die Daten schon in der Erfassungsmaske zur Verfügung. Die schon erfassten Daten sind leicht geprüft und die Arbeit geht schneller von der Hand. Es kommt sogar noch besser: Findet RediPro in einem Belegordner gleiche oder ähnliche Geschäftsvorfälle aus der Vergangenheit, kann unter Umständen sogar die Kontierung beschleunigt werden.

Kontierungsdrucker

RediPro© unterstützt Sie auch bei scheinbaren Kleinigkeiten. Mit dem Modul Kontierungsdrucker sparen Sie über 40% Ihrer Arbeitszeit im Vergleich zum manuellen Kontieren der Belege. Erfassen Sie Ihre Buchungsbelege und drucken Sie nach Abschluss jeder Buchung auf Anforderung per Mausklick ein Etikett mit dem bekannten Dymodrucker.

Auf dem selbstklebenden Etikett sind alle GoBS erforderlichen Kontierungsdaten aufgeführt. Das Etikett kleben Sie einfach auf den Beleg – fertig.

Zusätzlich kann ein spezieller Barcode aufgebracht werden. Dieser Barcode stellt ggf. die Verbindung zu einem Archivsystem her. Gescannte und in einem DMS System abgelegte Belege können so automatisch identifiziert werden. Mit der RediPro© Funktion Buchungsetikett drucken können Sie also nicht nur bequem Belege kontieren, sondern sich schon heute auch für das nachträgliche Digitatalisieren optimal vorbereiten.

RediPro© ist für Dymo Drucker bereits vorkonfiguriert und sofort einsetzbar.
Sie können jeden handelsüblichen Dymo-Drucker verwenden und Ihr Etikett bei Bedarf sogar selbst anpassen.

Ausblick

Papiergebundene Belege, ja sogar typische elektronische Belege, werden in einem überschaubaren Zeitraum aus der Welt weitgehend verschwunden sein.

Elektronische Belege enthalten heute schon sehr häufig Metadaten, die von Buchführungssystemen verstanden werden können. Was (noch) fehlt, ist ein einheitlicher Standard oder Verfahren, die verschiedene Interpretationsverfahren Konvertierung machen.

Aber auch diese Form der Kommunikation ist im Grunde schon überholt. Sehr wahrscheinlich wird dies durch die sogenannte Blockchain-Technologie geschehen. Allgemein ist diese Technologie in das Bewusstsein der Bevölkerung durch diese sogenannte Alternativ-"Währung" Bitcoin und ihre Derivate gelangt. Die verlässliche elektronische Verrechnung von Leistungsaustauschen ist aber nur ein Seiteneffekt dieser Technologie. Die tatsächliche Revolution in diesem Bereich wird höchstwahrscheinlich auf dem Gebiet des Vertragswesens erreicht werden. Dazu gehört dann auch der Austausch von Information, die (abstrakt) dem des Beleges entspricht. Salopp gesagt, werden sich in gar nicht allzu ferner Zeit die Maschinen alleine unterhalten. Der Beruf des Buchhalters wird, so wie er heute ist, verschwinden. Der neue Beruf wird der des Informationsarchitekten sein können. An dieses Berufsbild werden dann aber ganz andere Anforderungen hinsichtlich des Abstraktionsvermögens, die Fähigkeiten logisch zu denken oder auch schlicht an Kenntnisse und Fähigkeiten in der Mathematik gestellt sein.