Lohnkostenverteilung aus Zeiterfassung für Projekte in Forschungseinrichtungen

In Forschungseinrichtungen oder ähnlichen Institutionen wird die Erfassung von aufgewendeter Zeit für Projekte in zunehmend mehr Fällen zur Notwendigkeit. Häufig wird dies von den Zuwendungsgebern ausdrücklich verlangt. Diese Anforderung stößt bei den Betroffenen nicht immer auf ungeteilte Begeisterung. Deshalb ist die Akzeptanz bei den Betroffenen sehr wichtig. Keinesfalls sollte das Gefühl aufkommen „kontrolliert“ zu werden.

Und - richtig angewendet, kann eine Zeiterfassung über die Pflichterfüllung hinaus zu großem Nutzen führen. Wenn die Gestaltungs­möglichkeiten richtig genutzt werden, können durch die Zeitnachweise Finanzmittel oft sogar besser aus­geschöpft werden.

Die Akzeptanz kann durch ein bekanntes Eingabemittel sehr leicht gefördert werden. Für RediPro stehen eine Vielzahl von Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Sehr gut bewährt hat sich die Erfassung über das „Frontend“ Excel. Der Grund ist klar: das kennt jeder, es gibt keine Berührungsängste und keine spezielle Softwareinstallation. Andere Möglichkeiten können selbstverständlich auch realisiert werden.

Die so (meist offline) erfassten Zeitdaten, stehen auf Anforderung sofort in RediPro in allen Auswertungen zur Verfügung – zunächst jedoch als vorläufige Daten.

Vorläufige Daten (im Beispielbild sind durch die fehlende Journalnummer gekennzeichnet).

Das heißt die Daten, die aus den Zeitaufschrieben resultierenden Beträge, sind noch nicht in der Datenbank von RediPro als persistente Buchung gespeichert. Die Auswertungen zeigen aber schon das Ergebnis so, als wären die Buchungen schon erfolgt.

Änderungen an den Ausgangsdaten, den Kontierungen, den Verteilungen können deshalb jederzeit und oft Sie wollen "rückstandsfrei" geändert werden. Das verschafft Ihnen eine Reihe von Vorteilen:

  • Projektverantwortliche haben ein Höchstmaß an Flexibilität.
  • Für die Buchhaltung bedeutet das u.U. eine erhebliche Einsparung an sonst oft erforderlichen Umbuchungen.
  • Für die Geschäftsführung hat das Verfahren den Vorteil, dass Ergebnisse schneller als früher zur Verfügung stehen - nämlich sofort.
  • Die Einrichtung kann die Finanzmittel optimal ausschöpfen.

Sind alle Verteilungen vollständig, können die Ergebnisse - auch die erfassten Stunden selbst - endgültig revisionssicher gespeichert werden.