Dokumenten Management - DMS

Verschiedene Organisationen benötigen verschiedene Lösungen.

Sie sind es mit RediPro gewohnt, dass Ihr Rechnungswesen individuell eingestellt werden kann und sich neuen fachlichen Anforderungen anpasst.

Dieses Prinzip ergänzt nun RediPro auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements (DMS).

Durch eine besondere Art der Implementierung einer Schnittstelle zu verschiedensten Systemen, können Sie genau die Lösung für Ihr Dokumentenmanagement erhalten, die Sie benötigen - oder die, die Sie möglicherweise auch schon haben, weiterverwenden.

Allgemeines

Mit RediPro ist es möglich, mit anderen Systemen, eine Interoperabilität herzustellen, die als „Maschine zu Maschine“-Kommunikation (M2M) bezeichnet wird.

Man arbeitet zwar mit verschiedenen Systemen, jedoch werden Daten nur in einem einzigen dieser verschiedenen Systeme gespeichert. Dadurch kommt es nicht zu Redundanzen (Speicherung gleicher Daten an verschiedenen Orten).

Deshalb können auch keine Inkonsistenzen auftreten. Man spricht auch von „One Single Truth“.

Erweiterung der Anwendung RediPro Digitale Belegverwaltung

Eine aktuelle Anwendung im Zusammenhang mit RediPro ist die Verwaltung der sogenannten „Buchungsfähigen Belege“. Zu der Menge der „Buchungsfähigen Belege“ zählt z.B. die Eingangsrechnung, nicht aber die Bestellung, das Vertragswerk oder die Bedarfsmeldung, die Ausgangsrechnung, nicht aber der Kaufvertrag.

Erhebliche Produktivitätsgewinne

Durch dieses Verfahren der Maschine zu Maschine-zu-Maschine-Kommunikation ist es RediPro Anwendern, die schon die Digitale Belegverwaltung nutzen ein Leichtes, dieses bewährte Verfahren mit einem DMS zu ergänzen. Durch das Zusammenspiel von RediPro und dem DMS können erhebliche Produktivitätsvorteile in der Verwaltung erreicht werden.

Bequeme Ergänzung

Für den Anwender von RediPro, der bisher nur die Digitale Belegverwaltung verwendet hat, ändert sich grundsätzlich nichts.

Es werden jedoch keine Belege mehr in der Datenbank von RediPro abgelegt und dauerhaft gespeichert, sondern in den Datenbanken des externen DMS. Dadurch kann es auch zu einer verbesserten Performanz der Anwendung RediPro insgesamt kommen.

Belege, die bei Anwendern, die die Funktion „Digitale Belegverwaltung“ von RediPro verwenden, koexistieren mit den neuen Belegen, die im DMS gespeichert sind. Dadurch wird der Übergang zu einem DMS einer „Hau-Ruck-Aktion“. Trotz dieser Bequemlichkeit sollten die Belege aus RediPro zu gegebener Zeit in die Datenbank des DMS migriert werden.

So funktioniert's

Im externen DMS wird der Status der Buchungsfähigkeit eines Beleges festgestellt.

Die Feststellung des Tatbestands der Buchungsfähigkeit kann, abhängig von der spezifischen Organisation, dem DMS selbst und der Art der organisatorischen Implementierung des DMS von Fall zu Fall verschieden sein.

Sicht auf buchungsfähige Beleg in RediPro

Unabhängig davon, wie der Tatbestand „buchungsfähig“ festgestellt wurde, wird der Beleg in RediPro, einschließlich der Metadaten (Belegnummer, Belegdatum, Buchungsart, Bruttobetrag, etc.), die im DMS erfasst wurden, wie gewohnt, zur Buchung präsentiert.

Bequeme Kontierung

Eine Besonderheit bei der Anwendung des DMS, das mit RediPro kommuniziert, ist es, dass Kontierungen nicht im DMS vorgegeben werden müssen.

Hintergrund hierfür ist , dass RediPro bei der Ermittlung einer sachgerechten Kontierung sehr viel leistungsfähiger ist als herkömmliche Buchführungssysteme, die nur auf die Anforderungen einer Finanzbuchhaltung spezialisiert entwickelt wurden.

Buchungsvorschläge werden in RediPro aufgrund einer besonderen Organisation der Belege und leistungsfähiger Algorithmen erstellt.

Der Nutzen, der durch die Buchungsautomatisierung RediPro-Anwender zu schätzen wissen, bleibt vollständig erhalten.

Konsistenz

Da die Daten nur im DMS gespeichert werden und RediPro auf diese Datenbank zugreift, sind alle buchungsfähigen Belege auch konsistent.

Bedienungsoberflächen Bearbeitung

Dargestellt ist ein Beispiel für die Bearbeitung eines Rechnungseingangsbelegs im Dokumenten-Management-System.