Voraussetzungen für die Erstellung einer automatisierte Überleitungsrechnung oder automatiserter Verwendungsnachweise mit RediPro aus Daten eines anderen Buchführungssystems.

Um Auswertungen mit irgendeinem System erstellen zu können, wird syntaktisch eindeutige Information benötigt. Diese Anforderung an die Daten ist auch ganz unabhängig von RediPro. Es ist eine Voraussetzung für automatisierte Auswertungen überhaupt.

Um die Daten aus einem vorhandenen Buchführungssystem für eine Überleitungsrechnung aufbereiten zu können, müssen die Daten des fremden Systems daher nach RediPro überführt werden.

Datev-Schnittstelle

Die Datev-Schnittstelle hat sich bei Buchhaltungen als Quasi-Standard herausgebildet. Der einfachste Weg, Daten des vorhanden Buchführungssystemsnach RediPro zu überführen, ist daher die Lieferung der Daten nach der Datev-Spezifikation. Im Allgemeinen verfügen Buchführungsysteme auch über eine solche Datev-Schnittstelle.

Folgende Daten sind erforderlich: Alle Datev Stammdaten (Sachkonten Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen (kost1), Kostenträger (kost2), alle Buchungen.

Diese Daten kann man aus Datev leicht gewinnen:

  • Sachkonten, Kostenstellen:

Formatbeschreibung Stammdaten Sachkonten, Kontenbeschriftungen DTVF_SKBeschriftung.csv

  • Kunde Kunden/Lieferanten

Formatbeschreibung Stammdaten - Debitoren, Kreditoren - DTVF_GP_Stamm.csv

  • Buchungen

Formatbeschreibung Bewegungsdaten Buchungsstapel - DTVF_Buchungsstapel.csv

Musterdateien können Sie sich durch Klick auf den Dateinamen einzeln als .zip herunterladen oder hier alle.

Exportiert werden müssen nicht nur die Buchungen der Berichtsperiode, sondern auch Buchungen außerhalb der Berichtsperiode, in denen ein Ausgleich von Beträgen erfolgt, die in der Berichtsperiode entstanden sind oder in denen Beträgen vorkommen, die in der Berichtsperiode ausgeglichen wurden. (Beispiel: Bildung Rückstellung im Jahr 2011 Auflösung durch Zahlung an Lieferanten im Jahr 2012 oder Anzahlung im Jahr 2012 Leistung (erfolgswirksam) jedoch in 2013.

Schnelle Erstprüfung

Geprüft werden sollte im Vorfeld oder im Anschluss nach einer ersten schnellen Migration, welche der Konten des Buchführungssystems für die Überleitungsrechnung relevant sind oder sein können. Das sind alle Konten, die Buchungen enthalten, bei denen die Erfolgsbuchung und die damit anschließend im Zusammenhang stehende Buchung, die den Zahlungsfluss darstellt, zeitlich auseinanderfallen können. Dies betrifft nicht nur Debitoren, Kreditoren, sondern auch z.B. Rückstellungskonten, Steuerkonten, usw.

Diese Konten müssen in RediPro in geeigneter Weise für die Automatisierung Überleitungsrechnung konfiguriert werden. Das lässt sich in der Regel nur beurteilen, wenn die Daten einmal (ohne weitere Prüfungen) nach RediPro überführt wurden.

Im Belegfeld der Buchungen, die übertragen werden, müssen sinnvolle Angaben enthalten sein. Datev selbst lässt es zu, dass im Belegfeld keine Angaben gemacht werden. Nicht selten wird von den Fachgehilfen der Steuerberater in diesem Feld wenig aussagefähige Informationen eingetragen (zum Beispiel sogar statt gar keiner Information so etwas wie z.B. „kA“). In einem solchen Fall kann es erforderlich sein, dass die Buchungen nachgearbeitet werden müssen. Dabei kann RediPro bis zu einem gewissen Grad unterstützen. Welches der wirtschaftlich zweckmäßige Weg ist, kann nur im Einzelfall nach einer Sichtung des Datenmaterials beurteilt werden.

Verwendungsnachweise

Wenn die Daten in RediPro in einer Form vorliegen, die für eine Überleitungsrechnung geeignet ist, sind sehr wahrscheinlich auch die Voraussetzungen für die automatisierte Erstellung der Verwendungsnachweise (unter anderem Liste 623a des Bundesverwaltungsamtes, die von vielen Zuwendungsgebern in etwas unterschiedlicher Ausprägung, aber im Prinzip gleich verwendet wird).

Für die Erstellung der Verwendungsnachweise werden die Zahlen der Finanzbuchhaltung verwendet. Darüber hinaus ist aber weitere Information auswertbar erforderlich, die nicht zu den originären Daten der Finanzbuchhaltung gehört. Diese Information betrifft die Projekte, die Zuwendungsgeber und gegebenenfalls die Berichtssystematik der Zuwendungsgeber.

Für eine belastbare Beurteilung des vorhandenen Datenmaterials ist es daher erforderlich, die Struktur im Quellsystem sorgfältig zu analysieren. Es muss festgestellt werden, wie gegenwärtig die Information zu Projekt, Zuwendungsgeber und gegebenenfalls Berichtssystematik zum Zuwendungsgeber, sowie gegebenenfalls Zusammenhänge zwischen den Zuwendungsgeber bei Cofinanzierungen in Quellsystem abgebildet sind.