Betriebsprüfung, GoBS, GDPdU, GoBD.

Das Bundesministerium für Finanzen hat mit der Regelung über die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die seit dem 1. Januar 2002 bestehenden GDPdU erweitert und konkretisiert. Danach kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung auf Firmen-IT zugreifen (Änderung der §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes). Der Betriebsprüfer kann bei Außenprüfungen die gespeicherten Daten einsehen. Er hat das Recht, die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen, um sie dann in seinem Prüfprogramm auszuwerten oder das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen zu nutzen.

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff (Prüferarbeitsplatz)

Seit dem 01.01.2002 hat die Betriebsprüfung (BP) in Deutschland das Recht, den unmittelbarem Zugriff auf Ihre Daten zu verlangen. Konkret bedeutet das, dass Sie den Prüfer an Ihr EDV-System lassen müssen. Nicht alles in Ihrem System jedoch gehört zu den steuerrelevanten Daten. Durch das Berechtigungsverfahren von RediPro© können Sie leicht einen Benutzer „Betriebsprüfer“ einrichten. Dadurch stellen Sie leicht sicher, dass nur steuerlich relevante Daten eingesehen werden können.

Wenn sie dem Prüfer einen normaler „Buchhaltungsarbeitsplatz“ zur Verfügung stellen (Benutzer mit eingeschränkten Rechten in RediPro) hätte der Prüfer Zugriff auf alle steuerrelevanten Daten im "Nur-Lese-Zugriff", einschließlich der Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme.

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Die Betriebsprüfung darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangen (also z.B. Ausgabe des Journals). Die Kosten der maschinellen Auswertung trägt der Steuerpflichtige. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch fachliche geeignetes Personal verpflichtet.

Z3: Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung müssen der Finanzbehörde alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden. Das betrifft auch die digitalen Belege.

Es besteht keine Verpflichtung zur Einhaltung eines bestimmten Formats.

Die Finanzverwaltung hat Werkzeuge, mit denen sie in der Lage ist aus den Angaben zu den Feldern und ggf. Verknüpfungen die die für ihre Zwecke geeigneten Auswertungen zu erstellen.

RediPro stellt hier eine Auswertung zur Verfügung, in der alle für die Betriebsprüfung relevanten Daten, ggf. einschließlich in RediPro gespeicherten digitaler Belege ausgegeben werden können.